Tietosuojaseloste

Keravan koiraharrastajat Ry:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja kotipaikka: 

Keravan koiraharrastajat ry, Kerava

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt: 

Keravan koiraharrastajat puheenjohtaja ja jäsensihteeri

3. Rekisteröidyt: 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilötietoja. Tapahtumien, kuten kilpailujen tai kokeiden järjestämiseen liittyvissä henkilörekistereissä käsitellään kyseiseen tapahtumaan osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. 

Rekisterien tietoja käsittelevät hallituksen jäsenet siltä osin kuin se liittyy heidän tehtäviinsä. Jäsenrekisteriä käyttää vain Yhdistyksen jäsensihteeri sekä jäsensihteeriä tämän tehtävissä mahdollisesti avustava henkilö.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus: 

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on Yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaatio. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain vaatimukseen, jonka mukaisesti hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa, jossa on jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi henkilötietojen käsittely on henkilötietolain 8 §:n mukaista käsittelyn perustuessa rekisteröidyn jäsenyyteen yhdistyksessä ja sitä kautta asialliseen yhteyteen yhdistyksen toiminnassa. 

Alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu vanhempainvastuunkantajan nimenomaiseen suostumukseen tai valtuutukseen käsitellä henkilötietoja. 

5. Käsiteltävät henkilötiedot: 

Yhdistyksen jäsenrekisteriin kirjataan jäsenien nimet ja yhteystiedot (osoite, kotipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) jäsenten yksilöintiä ja Yhdistyksen toiminnasta tiedottamista varten.

Yhdistyksen järjestämissä tapahtumissa kerätään tarpeen mukaan osallistujien nimet, yhteystiedot ja kotipaikka, sekä mahdolliset muut tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot.  

6. Rekisterin tietolähteet:

Yhdistys kerää jäsenten tiedot pääsääntöisesti jäseniltä itseltään ja tallentaa ne rekisteriin sellaisina kuin jäsen on ne ilmoittanut. Tietoja päivitetään sitä mukaa, kun jäsen ilmoittaa tietojen muutoksista.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot: 

Yhdistyksen jäsenten henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

8. Rekisterin suojaus: 

Jäsenten henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan on suojattu käyttöoikeuksin, salasanoin ja palomuurilla. Jäsenrekisteriin on käyttöoikeus tehtävänkuvan perusteella vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joille se on tarpeen yhdistyksen toiminnan puitteissa.

9. Henkilötietojen säilytysaika: 

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää, tai kauemminkin, mikäli se on tarpeen tilastointia varten. Mikäli henkilötietojen säilyttäminen ei ole edellä mainituista syistä tarpeen, ne poistetaan viimeistään 2 vuotta tapahtuman jälkeen. 

10. Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus saada omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisuun ja tietojen täydentämiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus peruuttaa suostumuksensa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen.

11. Yhteydenotot:

Henkilötietojen käsittelyä Yhdistyksessä tai tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot pyydetään tekemään yhdistyksen hallitukselle sähköpostilla keravan.koiraharrastajat@gmail.com